Wat je een partner moet vragen bij automatisering (checklist)

Een traject rond automatisering of koppelingen mislukt zelden door techniek alleen. Vaker door onduidelijke scope, gebrek aan testen of onduidelijkheid over wie wat onderhoudt als de eerste versie live staat. Met een goede vragenlijst voorkom je verrassingen en kies je een partij die past bij hoe jij wilt samenwerken.

Gebruik onderstaande checklist als gespreksleidraad; niet elk punt hoeft even zwaar te wegen voor een kleine klus, maar bij grotere trajecten wil je ze allemaal bewust hebben.

Scope en succes

• Wat moet er concreet aan het eind werken? Beschrijf liever drie duidelijke scenario’s (“nieuwe klant tot factuur”) dan vage termen als “alles gekoppeld”.
• Hoe meten we succes? Tijdwinst, minder fouten, kortere doorlooptijd, minder handmatige exports?
• Wat zit níet in scope? Dat voorkomt discussie over “dat hadden we ook verwacht”.

Ontwerp en data

• Welke systemen zijn leidend voor welke gegevens?
• Welke velden gaan mee en welke uitzonderingen bestaan er (buitenland, btw, creditnota’s)?
• Wie levert testdata of toegang tot sandboxen?

Testen en livegang

• Hoe testen we met realistische voorbeelden voordat we live gaan?
• Wat is het rollback-plan als iets op dag één fout gaat?
• Wie geeft “go” voor productie?

Fouten en beschikbaarheid

• Wat gebeurt er bij fouten of uitval van een API of externe dienst? Herhalen, melding, handmatige fallback?
• Hoe snel verwacht je reactie bij onverwachte wijzigingen door een softwareleverancier?

Onderhoud en eigenaarschap

• Wie past aan als een tool zijn velden of API wijzigt?
• Is er een vaste contactpersoon en een duidelijke manier om bugs of wensen door te geven?
• Wat kost onderhoud na livegang: uren, abonnement, of alleen bij incident?

Documentatie en overdracht

• Krijgt je team uitleg in jullie taal, niet alleen technische documentatie voor ontwikkelaars?
• Is er een korte gebruikersinstructie voor uitzonderingen en veelvoorkomende acties?

Contract en commercieel

• Vaste prijs of regie? Wat hoort waar bij?
• Wanneer is betaling verschuldigd en gekoppeld aan welke mijlpalen?

Innovuteq

Wij werken graag met heldere offertes en vaste afspraken over scope, testen en nazorg. Meer over onze manier van werken: advies en automatisering. Contact om je checklist samen door te nemen.